Rein kommt ein Vorgang. Raus geht ein buchungsreifer Fall.
Kanzlei Hub erkennt ungeklärte Geschäftsvorfälle, kontiert Standardfälle und bereitet vollständige Vorgänge für DATEV vor. Für kleine und mittelgroße Kanzleien: Ihr Team entscheidet Ausnahmen – nicht jeden Upload.
Überblick: der Weg eines Vorgangs
Vom Mandanten
- E-Mail & Belegtransfer
- Uploadordner
- Foto aus der App
- Upload im Browser
- Bankumsätze
- ERP & Drittsoftware
Kanzlei Hub
Geschäftsvorfall verstehen und vervollständigen
- 1 Vorgang einordnen
- 2 Klärfall erkennen
- 3 Information beschaffen
- 4 Vorgang vollständig machen
- 5 Für DATEV vorbereiten
Verarbeitung in der EU · jeder Schritt protokolliert
Nach DATEV
- Rechnungswesen
Buchungsdaten mit Beleg - Unternehmen online
Belegbild je Mandant - Data Exchange
Buchungen zurücklesen - DMS
geordnete Ablage In Arbeit - Bank online
Überweisungsdatei Geplant
Der Ablauf in drei Schritten
Was fehlt oder blockiert Automatisierung?
Beleg, Bankumsatz oder Schnittstelle: Kanzlei Hub ordnet den Vorgang ein und markiert, welche Informationen für einen buchungsreifen Standardfall noch fehlen. Ihre Mandanten liefern weiter so, wie es ihnen passt – inklusive Foto, Upload und ERP.
Ohne Umgewöhnen
Kein neues Portal, das Sie Ihren Mandanten erklären müssen.
Richtig zugeordnet
Der Mandantenbezug entsteht beim Eingang, nicht später.
Braucht es den Mandanten – oder reicht Kontext?
Rückfragen sind Teil der Klärung: verständlich formuliert, am Vorgang verankert, mit Status bis zur Antwort. Wo Bank, Dokument, Vertrag oder Historie reichen, läuft es ohne Mandant. Kontierung läuft automatisch mit – Konto und Steuerschlüssel je Position.
Prüft mit Kontext
Bei einer Bewirtung zählen andere Angaben als bei einer Auslandsrechnung.
Fragt selbst nach
Am Tag des Eingangs statt drei Wochen später.
Vollständige Standardfälle Richtung DATEV
Nur fachliche Ausnahmen landen beim Mitarbeiter. Standardfälle werden kontiert und gehen an DATEV – mit Kontext und Protokoll. Freigabe und Buchungsentscheidung bleiben bei Ihrem Team.
DATEV-Schnittstellenpartner
Sofort nach dem Upload – nicht im Nachtlauf
Ein Beleg wird nicht in eine Warteschlange gelegt und nachts verarbeitet. Er läuft sofort durch die Kette – lesen, erkennen, prüfen, vorbereiten – und liegt danach fertig im Cockpit.
Das ist der Unterschied, den Sie im Alltag merken: Fehlt eine Angabe, ist die Rückfrage beim Mandanten, während er den Beleg noch im Kopf hat. Nicht drei Wochen später, wenn niemand mehr weiß, wer beim Essen dabei war.
- Sofort nach dem Upload statt im Nachtlauf
- Jedes Feld mit Sicherheitsangabe – Unklares wird markiert, nicht geraten
- Ergebnis direkt sichtbar im Cockpit, inklusive Begründung
Verarbeitung läuft
- Beleg gelesen Vorgang einordnen
- Felder erkannt Betrag, Datum, Lieferant, Positionen
- Regeln geprüft Pflichtangaben, Rechenwege, Sonderfälle
- Ergebnis fertig Kontierungsvorschlag & Rückfrage
Jeder Schritt wird protokolliert – nachvollziehbar, wer wann was entschieden hat.
Fehler fallen vorher auf, nicht am Monatsende
Der Weg des Belegs bleibt gleich. Was sich verschiebt, ist der Zeitpunkt – und damit der Aufwand.
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Prüfen
Heute: Jeder Beleg wird einzeln am Bildschirm gesichtet.
Mit Kanzlei Hub: Läuft automatisch – inklusive Nachrechnen der Beträge.
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Nachfragen
Heute: E-Mail ohne Belegbezug, Antwort ohne Status.
Mit Kanzlei Hub: Rückfrage hängt am Beleg, die Antwort landet dort wieder.
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Kontieren
Heute: Konto und Steuerschlüssel von Hand, Splitbuchungen inklusive.
Mit Kanzlei Hub: Läuft automatisch mit – Sie prüfen nur Abweichungen.
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Ablegen
Heute: Dokumente einzeln ins DMS sortieren.
Mit Kanzlei Hub: Geordnete Übergabe über die DATEV-Anbindung.
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Nachweisen
Heute: Begründungen liegen in Postfächern und Notizen.
Mit Kanzlei Hub: Vollständig protokolliert, ohne Zusatzaufwand.
In wenigen Tagen einsatzbereit
Kein monatelanges Einführungsprojekt und keine Schulungswoche. Kanzlei Hub greift nicht in Ihre Buchungslogik ein – deshalb können Sie klein anfangen, parallel zum laufenden Betrieb.
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Tag 1
Zugang & Einführung
Wir schalten Ihre Kanzlei frei, legen Benutzer an und gehen gemeinsam durch die Oberfläche. Ohne IT-Projekt, ohne Installation.
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Tag 1–2
DATEV verbinden
Einmal über DATEV anmelden, Berechtigung erteilen, Mandantenbestände prüfen. Danach fließen Belege und Buchungsdaten automatisch.
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Tag 2–3
Prüfregeln abstimmen
Wir gehen das Regelwerk mit Ihnen durch und ergänzen, was in Ihrer Kanzlei besonders zählt – etwa eigene Anforderungen an Bewirtungsbelege.
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Ab Tag 3
Produktiv arbeiten
Sie starten mit Pilotmandanten, sehen die ersten geprüften Belege und weiten aus, sobald Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind.
Fragen zum Ablauf
Was passiert mit Belegen, die vollständig sind?
Die laufen durch: geprüft, vorkontiert und für die Übergabe vorbereitet, ohne dass jemand sie öffnen muss. Stichproben sind jederzeit möglich und werden protokolliert.
Und wenn die KI etwas nicht sicher erkennt?
Dann wird es markiert, nicht geraten. Sie sehen, welches Feld unklar ist, können es korrigieren oder die Erkennung mit einem eigenen Hinweis wiederholen – etwa „Das Rechnungsdatum steht im Fußtext“.
Wie erfährt der Mandant, was fehlt?
Er bekommt eine Nachricht, die den fehlenden Punkt in normaler Sprache benennt – nicht „Beleg unvollständig“, sondern zum Beispiel die Frage nach den Teilnehmern einer Bewirtung. Seine Antwort landet direkt am Beleg.
Können wir eigene Anforderungen hinterlegen?
Ja. Die Prüfregeln sind in Kanzlei Hub dokumentiert, kanzleispezifische Ergänzungen stimmen wir bei der Einführung gemeinsam ab.
Wie lange dauert die Einführung?
Zugänge anlegen, DATEV-Verbindung herstellen, Regeln durchgehen – das passiert an einem Termin. Danach starten Sie mit einigen Mandanten und weiten aus, wenn Sie zufrieden sind.
An Ihren offenen Fällen durchgehen
30 Minuten: Ihre Klärfälle und das Cockpit – nicht ein Demo-Beleg. Sie sehen, was automatisch geklärt wird und was beim Team bleibt.